「定量的」に数字を使う！業務日報・業務報告書の書き方のポイント

業務日報・報告書は、その日の業務において何を行い、何を学び、どんな成果があったかなどを書くもの
初歩的な質問なのですが、業務日報とは何を書くべきなのでしょうか? 例えばこ… – Yahoo!知恵袋

基本的に業務の進捗状況を報告するために利用されている。

会社の風土や見る者によって目的が変わることもある
良い業務日報の書き方 – その他(ビジネス・キャリア) – 教えて！goo

《業務日報・報告書の目的 ①》
・日々の仕事を「見える化」するため
専門家に学ぶ！「報告書」の書き方 第2回　会社や部署、自分の戦略のベースとなる報告書「業務日報」｜書式ガイド｜bizocean(ビズオーシャン） | bizoceanコラム

全体的に言えるのは「日々の業務の記録化・進捗状況の確認」「業務上の問題点の早期発見と改善」が、業務日報・報告書を書く主目的。営業の仕事であれば「今日はどのような行動をしたか」といった、上司の目が届かないところでの報告に主眼が置かれるでしょう。

《業務日報・報告書の目的 ②》
・ビジネス文書・各種報告書の書き方を習得させるため
新入社員に業務日報を書かせる目的とは？ ｜社員研修・教育ならPHP人材開発

社内で業務日報・報告書を「早く正確に」書くことは、社外に対してビジネス文書・報告書を書く際にも役立ちます。特に新入社員の場合、この点に主眼を置いて、業務日報・報告書を書かせる会社も多いはず。必然的に「ダメ出し」も多くなります。

《業務日報・報告書の目的 ③》
・上司と部下とのコミュニケーションツールとして活用するため
日報の書き方・書かせ方

ビジネスで大切なホウレンソウ（報告・連絡・相談）。例え上司が忙しく部下との時間を取れなくとも、業務日報・報告書を活用することで、文章上で進捗状況の確認やホウレンソウを行うことができます。また、上司と部下のコミュニケーションを図るためのツールとして活用されています。

書き方が分からなければ、他の人の書いた日報を見せてもらう
良い業務日報の書き方 – その他(ビジネス・キャリア) – 教えて！goo

新入社員や転職したてで会社の風土が分からない場合などは、「理想的な業務日報・報告書」を見せてもらうのも、ひとつの手。企業側も、特に中小企業やベンチャー企業の場合、書き方の見本例・テンプレートなどを用意していないところが多く、現場で業務日報・報告書の書き方を巡って混乱することも、よく聞く話です。

・「定量的」に数字を使う
ササッと書ける！ 日報のヒント [ビジネス文書] All About

ビジネスで「定量的」と言うと、対象の状態を連続する数値の変化に着目してとらえること。単に数字を羅列するだけでなく、前日や前週など比較対象を踏まえたうえで「どの程度の変化があるか」を意識して記入すると、具体的で分かりやすくなります。

・上司は仕事の進捗状況を、時間をかけずに理解できることを期待する
日報書き方について教えていただきたいのですが・・・ – その他(就職・転職) – 教えて！goo

業務内容の報告の箇所は、多くの場合、時間軸に予定と実績を書き込み、箇条書きで進捗度合などを記入するタイプが多いでしょう。このタイプの場合には、「事実を簡潔に」書くことが大切になります。

・「正確・簡潔・平易」を心がける
上司への報告編 伝えるための３つのキーワードは「正確」「簡潔」「平易」 そっと耳打ち －コミュニケーション円滑術－ リチェッタ：ノバルティスファーマ株式会社

上司への「報告・連絡・相談」のときも、この3つのキーワードを常に意識するとよいでしょう。

・業務上の問題点（特記事項など）は必ず記入する
専門家に学ぶ！「報告書」の書き方 第2回　会社や部署、自分の戦略のベースとなる報告書「業務日報」｜書式ガイド｜bizocean(ビズオーシャン） | bizoceanコラム

「特になし」とはせずに、なるべく記入しましょう。

・現場の変化や問題点、改善すべき点をおさえる
日報の書き方・書かせ方

・ミスになる可能性のある情報は、勇気を持って、早く正確に報告する
日報の書き方・書かせ方

もちろん、重大なミスについては口頭で早期に報告する必要があります。

・結論を先に書く
日報書き方について教えていただきたいのですが・・・ – その他(就職・転職) – 教えて！goo

報告を聞きたい相手が一番聞きたいことは結論･結果です。結論は最後に書くのではなく、先に書くようにしましょう。

・抽象的に書かない
読んでもらえる！ 報告書のポイント [ビジネス文書] All About

「厳しい状況」「変わらず好調」などの文章を繰り返すことなく、厳しい、好調の具体的な内容を書き入れましょう。

・５Ｗ２Ｈを意識する
報告はされる立場で正確・簡潔・具体的に｜幸せを呼ぶコミュニケーション

５Ｗ２Ｈを意識すると具体的になります。５Ｗ２Ｈとは

why　なぜ
What　何を
Where　どこで
When　いつ
Who　だれが
How　どうやって
How　ｍuch　どの程度

・可能な限り「定量的な記述」をする
システムの評価、できてますか? (2) 定性的と定量的って? | マイナビニュース

具体的に書くポイントは先にもあげた「定量的に数字を使うこと」。「数字」と「変化」に注目すると効果的です。ただし使い過ぎると逆効果。

・「PDCAサイクル」を意識して書く
営業日報を間違うな！: 環境と営業のビジネス支援ブログ−エナジストの流儀−

業務日報・報告書を書くことは、ＰＤＣＡサイクルを回すトレーニングにもなります。

これらを意識すると書きやすくなります。