はじめに
下の図のようにエクセルで文字を入力すると、編集画面上ではちゃんと収まっているのに、印刷したときには文字がはみ出てしまって収まりきらないことがあります。
この現象はエクセルを使ってきた人であれば何度も遭遇し、不便に思われているのではないでしょうか。
このページでは、この問題を解決するための手法をいくつか紹介していきたいと思います。
ここで紹介する方法は優先度順に３つありますので、順番に１つずつ試していってください。
https://matome.naver.jp/odai/2155844861209328601/2155861796663389003
解決法①：「MS Pゴシック」「MS P明朝」ではなく「MSゴシック」「MS明朝」を使う
印刷時に起きる文字のはみ出しは、この方法を使うことによってほぼ解決できます。
「P」というのは「Proportional」の略で、「P」が入っている書体は一行あたりの文字の数をそれぞれの文字が持つ幅によって変える効果があります。
例えば、「１」のような幅が狭い文字は前後に入る文字が寄ってくることで文字間隔が狭められ、逆に「８」のような幅が広い文字は前後の文字があまり寄ってきません。
このように文字間隔を自動調整する書体を使ってしまった結果、印刷時に思い通りに行かない事態が発生してしまいます。
このことから、印刷を前提にエクセルを作成するのであれば、「MS Pゴシック」や「MS P明朝」ではなく「MSゴシック」や「MS明朝」のような文字間隔が調整されない書体を使いましょう。
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解決法②：文字を入力したセル幅の自動調整機能を使う
皆さんは、文字列を入力したセルの幅をどのように調整しているでしょうか。
もし、セルとセルの間をドラッグして動かしているようであれば、それも印刷時に文字がはみ出てしまう原因の一つとなってしまっています。
エクセルはセル間をダブルクリックすることで、セル幅を自動調整する機能があります。
ダブルクリックすると文字の末尾に少しスペースが多く空いてしまうように見えますが、それが印刷時にきちんと文字を収めるために必要なスペースです。
セル間のドラッグは本来微調整のために行うものですので、細かい体裁のチェック以外ではセル間のダブルクリックで幅を調整しましょう。
もちろん、印刷しないこと前提でのエクセル作成であれば、ドラッグによってセル幅をギリギリまで詰めるのはまったく問題ありません。
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解決法③：文字サイズの自動縮小
「MS Pゴシック」や「MS P明朝」のような文字間隔が自動調整される書体でも、文字サイズの自動調整機能を使えば印刷してもうまく収めることができます。
しかし、この機能の問題はエクセル側が自動で綺麗にセル内に文字を収めてしまうため、セルによって微妙に文字サイズが変わってしまってもすぐには気づけないということです。
もしこの機能を使う場合は、全体の作成が終わった後に文字サイズが揃っているかよくチェックしましょう。
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おわりに
エクセルというのは本来表計算を行うためのソフトですので、文章量の多い書類を作るのには不向きです。
このように文字が印刷時にはみ出てしまうといった、文章作成関連の問題は多々発生してしまうので、トラブル発生時は何が原因でその問題が生じたのかということを把握できるようにしましょう。
