会議を準備するための手順

１．話し合うための議題を決める

www.picgifs.com

①　まず「話し合いたい」と思う議題の候補を出し合います

「是非議題にしたいもの」、「できれば議題にしたいもの」に候補を分け、是非議題にしたいものを中心に会議企画をすすめます

②　各議題の「目標」を決めます

目標とは、そん議題について「議決する」「意見をたくさんあつめる」「報告をする」「依頼をする」などです。議題について会議でどこまで話し合うのかをキチンと事前に決めておきます。

③　会議の持ち時間から、各議題の時間配分を決めます

時間に余裕が無いなら、たとえ是非話し合いたい議題であっても、優先順位の低いものから外して無理なく会議が終われるようにします。反対に時間に余裕があるなら「できれば話し合いたい議題候補」から新たに加えます。

④　各議題で話し合う「内容」を詰めます

何をどのように話し合い、所定の目標まで時間内に漕ぎつけるかを詰めておきます。

⑤　議題を書いて、メンバーが見られるようにします

議題、話し合い予定時間、目標とすること（議決する、意見交換、など）

２．その他の準備

meetmrholland.wordpress.com

会議場所を予約する

会議室など

会議招集を出す

日時（何時から何時まで）、場所（会議室）、議題
目標にしていることが実行できる権限（議決するならそれができる立場の人）
その他事前にやって欲しいことがあればその依頼

資料の準備

資料は当日は最小限配布し、後でイントラネットに全資料を掲載する。または配る。

意見や質問の公開

意見や質問は分類した上で公開する。議事録の一部あるいは、イントラネットで。

パネルディスカッションの場合の準備

パネルディスカッションでは、取り掛かりの質問をすぐにできるよう、最初の質問を予め各一人づつ用意しておく。

質問に対するQ&Aを用意しておく

「こんな質問が出たら、こう答える」という、質問と模範解答の組み合わせをできるだけ用意しておく

終わったらパワーポイント資料は統合しておく

会議で使った全てのパワーポイント資料を統合したパワーポイントファイルを作っておくと後で便利で使用感もプロフェッショナル

会議中の写真をとっておく

後で会議報告を会社内イントラネットやインターネットに載せるため、会議中の様子を写した写真をたくさん撮っておく。

SPONSORED LINK