情報提供依頼書とは多様な納入業者の提供可能な商品やサービスに関する情報を書面で収集する目的のための標準的な業務手続です。通常の依頼書は比較目的のために作成された書式になっています。情報提供依頼書は主に次の段階で何をすべきかの決定を助ける情報として使われます。情報提供依頼書は最終的な段階で使用されることはほとんど無く、この依頼書に続いて出される「提案依頼書(RFP)」、「技術公開依頼(RFT)」や「見積り依頼書(RFQ)」と組み合わせて使用されます。情報公開依頼書は基本的な情報収集に加えて、広範囲な納入業者の意思決定を促することや、事業戦略の開発、データベースの構築目的や、そして「提案依頼書」、「技術公開依頼書」、「見積り依頼書」を準備するためにしばしば使われます。
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建設産業における情報提供依頼手続きは業遂行を継続するために必要な業務詳細の解釈の確認、図面の仕様や注釈、指示や明確な回答を建築家や依頼者から得るために使われます。
総合建設請負業者が発行し、依頼者や建築家からの回答が添えられてその建設関係者全員に配布された情報提供依頼書は、その回答に付随しての計画予算変更承認が必要とされない限り、一般的な業務範囲の変更と見なされる。
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請負業者や納入業者が製品の削除や誤用に関連する懸念事項を情報提供依頼書に記載し、ビル所有者の使用目的や指定製品の公式建設承諾に対する明確な回答を得るために使用することは普通で慣例となっています。
請負業者が情報提供依頼書を使用して粗悪製品に対する注意を喚起し、自己の専門知識を使用して当該粗悪製品に代わるより優れた/正しい製品を推奨することも慣例として受け入れられています。
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