【業務効率改善】最低限知っておくべきEXCELの使い方

vivanonon
新人さん指導など、お役に立てる機会があれば幸いです。自宅で使ってるEXCELが旧いので画像はEXCEL2007ですが、基本的な操作は現行版と同じです。サンプルを作りつつ、徐々に追記していきます。日頃のストレスで文章が荒れていることがありますが、どうかお気になさらないでください。

<<データの入力規則>>

「データの入力規則」は、その名の通り、セルへのデータ入力を制限することができます。
設定したいセルを選んで、画面上部の「データ」タブを選択して「データの入力規則」を押下して適宜設定してください。
※データをコピペした場合には制限が適用されない場合があります。

◆セルのデータ種類に応じて入力モードを切り替える


https://matome.naver.jp/odai/2147426378531038101/2147426834838454103
こんなものは基本中の基本なのですが、あまりに
アレな人が多いので書きます。・全角入力が必須なセルで全角モードにならない

・半角数字しか入力しないセルで全角モードになる

といった事でイラっとさせてませんか?
特に入力セルが多いほど「半角/全角」キーを押させて無駄な時間を使わせてしまう事に気付きましょう。

入力規則で設定できますので、適切な入力モードを
選びましょう。

この程度の気遣いすらできない人がEXCELブックを作ると、Sheet2,Sheet3を初期設定のまま放置して、同僚上司客先に「このシートも何か関係あるのかな?」と無駄な確認に時間を取らせて人件費を増やしてしまうのです。

◆入力規則をコピーして他のセルにも適用する


https://matome.naver.jp/odai/2147426378531038101/2147428347850900403

行を増やしたりした場合に、増やした行にも入力規則を適用したい事があります。そんな時は、

・入力規則を設定したセルにカーソルを合わせてコピー(CTRL+Cキー)

・入力規則を設定したいセル範囲を選択

・右クリックして「形式を選択して貼り付け」で
「入力規則」を選択
(CTRL+ALT+Vでも可)

でOKです。

◆セルにカーソルを合わせると、注意文言を表示


https://matome.naver.jp/odai/2147426378531038101/2147427301042267203

セルを右クリックして、「コメントを挿入する」で実現しても良いのですが、比較的簡単に編集できるので、どっかのウザい人が勝手に書き換えたり、消してしまうことがあります。

そのテの人は、その無神経さゆえに「データの入力規則」すら知らない無知蒙昧な輩であるケースが多いので、こっちを使った方が無難です。
(コメント機能と違って常時表示させることはできませんが…)

◆セルへの特定の文字入力を禁止にする


https://matome.naver.jp/odai/2147426378531038101/2147427493744864003
例えばスペース(空白)を禁止にしてみましょう。
データの入力規則で、「設定」で「ユーザ設定」
数式に以下を入れます。
=AND(ISERROR(FIND(” “,B24)),ISERROR(FIND(“ ”,B24)))
※B24は入力セルです。スペースなので” “と” ”を指定しています。特定の1文字(たとえば×という文字)だけなら、
=ISERROR(FIND(“×”,B24))
のように記述してOKです。

ついでに表示されるエラーメッセージも設定しましょう。
「エラーメッセージ」タブで色々指定できます。

◆重複データの入力を禁止させる


https://matome.naver.jp/odai/2147426378531038101/2147427903547919703
重複するデータを入力してはいけない場合があります。
そのような場合も入力規則で制限しましょう。数式に以下のように指定します。
=COUNTIF(B:B,B29)=1
※B29は入力セル、B:Bは入力列。

◆入力規則を破ったデータをマーキング


https://matome.naver.jp/odai/2147426378531038101/2147428217350118503
重複データ入力を禁止していても、画像のように
選択しているセル(G24~G25)をコピーして、
B29~B30へ値貼りつけすると重複データが
入力できてしまいます。このようなデータを後で調べる場合には、
「データの入力規則」のメニューから、
「無効データのマーク」を押します。

すると、画像のように該当セルが
赤丸でマーキングされます。

利用者が、頑なにコピペを使わない(知らない)変わり者だらけなら入力規則だけで対処可能ですが、少なくとも小学生並みの知能を備えた人々がお仕事をされると思われますので、このような最終チェックが必要になります。

◆手抜きドロップダウンリスト


https://matome.naver.jp/odai/2147426378531038101/2147426749236948903

設定画面内にカンマ区切りでリストデータを入力するだけです。

リストデータが少ない場合や、リスト選択させたいセルが1つしかないとか、あまり手を掛ける必要がない場合にはこれでも良いでしょう。

リストの編集に少しコツがいるので、

「わたしぃ~EXCELぜんぜんわかんなーい」

とかブリッ子してる奴にリスト変更を頼むと

「あれー?おかしくなっちゃったー」

とリストを破壊されるのがオチなので、要注意です。

◆ダメなドロップダウンリスト


https://matome.naver.jp/odai/2147426378531038101/2147426749236948703
任意のセル範囲をリストデータとして使う方法です。
リストデータが多い場合には、この方法が有効です。<ダメな点>
リストを増やした場合には、データの入力規則の
元の値のセル範囲を毎回変えなければなりません。

「このリストは将来に渡って変更されない!」
という絶対の自信があればこれでも良いでしょう。

◆スマートなドロップダウンリスト


https://matome.naver.jp/odai/2147426378531038101/2147426749236948403
元の値を以下のようにします。
=OFFSET(リスト起点セル,0,0,COUNTA(リストの列)-1)<例>I3セルがリスト起点の場合
=OFFSET($I$3,0,0,COUNTA($I:$I)-1)

判りやすさのため簡略化していますが、
リストの列を非表示にしたり、
リスト用のシートを作ったり、
編集されたくない場合は保護したり、
非表示にすると良いでしょう。

<<シートやブック全体に関わる設定>>

◆シート内の特定セルしか編集できないようにする(シート保護)


https://matome.naver.jp/odai/2147426378531038101/2147428581652850703
いじらなくて良いセルを勝手にいじる

データがおかしくなる

勝手にパニックを起こして騒ぎ出す…という救い難い人々を救うために必要な手順となりますので、ぜひご活用ください。

日本全国の支店で使わせるようなシートを作る場合、この知識は必須となります。
この技を使わずに安易にEXCELファイルをリリースすると、全国でパニックを起こした人々から電話が殺到して1日中対応に追われるハメになります。

パスワードは設定しなくても機能しますが、この設定方法を知っている人にシート保護を解除されてしまう可能性があります。

◆ブック内のシート操作ができないようにする(ブック保護)


https://matome.naver.jp/odai/2147426378531038101/2147429764067970603

↑で紹介した、「シートの保護」はシート内のセルに限定したものでしたが、シートの追加、移動、削除、名前変更、表示/非表示などの操作ができないようにします。

画面サイズや位置を常に同じにするには、[ウィンドウ] チェック ボックスをオンにします。

オリジナルを改変して勝手に二次配布する輩が生まれないようにするには、有効な対策です。

◆ブックを開く際にパスワードを求める


https://matome.naver.jp/odai/2147426378531038101/2147429895468551103

名前を付けて保存(F12キー押下)画面で、「ツール」「全般オプション」にて、パスワード設定します。

読み取り・書き込みそれぞれにパスワードを設定できます。

他人に見られたくない情報をエクセルに保存する場合に、この方法を使っています。

◆ブックの共有(複数人で同時編集可能にする)


https://matome.naver.jp/odai/2147426378531038101/2147438091530758603
世の中には、サーバーに格納したEXCELファイルを開きっ放しにして放置する輩がいます。
これをやられると、他の人が編集できません。そこで、複数人で同時に編集できるようにする方法です。

[校閲]タブ→[ブックの共有]→[複数のユーザーによる同時編集とブックの結合を許可する]

<<ショートカットキー>>

この辺りで、そろそろ知っておくべきショートカットキーを思いつくまま列挙します。

◆その1(人としての義務レベル)
特殊な事情もないのに、この3つの操作をマウスでやってしまうような人達は…、
なんというかもう…パソコンユーザーとしても知的生命体としてもダメです(←過言)

CTRL+C : コピー(選択したセルやオートシェイプ、画像などをコピーする)
CTRL+X : カット(選択したセル他を切りとる。コピーと異なり、元データが消える)
CTRL+V : ペースト(コピー・カットしたデータを貼りつける。SHIFT+INSERTでも可)

◆その2(パソコンユーザとしての義務レベル)
この辺りも基本なので、パソコンユーザであれば、こんな一覧を見なくても
無意識に使えるようになりましょう。

CTRL+S : 上書き保存(自動保存機能もありますが「ファイル保存忘れた!」
「停電でデータ消えた!」とならないように、クセになるほど押しましょう。)
CTRL+Z : 1つ前の操作に戻る
CTRL+Y : ↑で戻した操作をやめて、戻す
CTRL+F : 検索画面を表示
CTRL+P : 印刷設定を表示
CTRL+A : 全て選択
F2 : 選択したセルを編集できる状態にする
HOME : セルを編集中に、文字列先頭へ移動
END : セルを編集中に、文字列末尾へ移動
CTRL+HOME : 最上左セルへ移動
PageUp : 上へスクロール(ALTも押しながらだと右へ)
PageDown: 下へスクロール(ALTも押しながらだと左へ)
ALT+F4 : 終了する

◆その3(エクセル使いとしての責務レベル)
エクセル特有のショートカットキーです(ワードでも使えるものもあります)
この辺りが使えると、「ああ、普通にエクセル使える人だね」と言って貰えます。

ALT+ENTER : セル内で改行する(これを知らなくて困ってる人が多い)
CTRL+ALT+V : 形式を指定して貼り付け
CTRL+D : 直上セルをコピー
CTRL+R : 直左セルをコピー
CTRL+; : 日付入力
CTRL+: : 時刻入力
CTRL+B : フォントを太字にする
CTRL+U : フォントを下線付きにする
CTRL+1 : 選択したセルの書式設定
CTRL+H : 置換画面を表示
CTRL+K : ハイパーリンクを設定
CTRL+↑ : データ列の最上セルまで移動
CTRL+↓ : データ列の最下セルまで移動
CTRL+← : データ行の最左セルまで移動
CTRL+→ : データ行の最右セルまで移動
CTRL+PageUp : 左のシートに切り替え
CTRL+PageDown : 右のシートに切り替え

https://matome.naver.jp/odai/2147426378531038101
2016年09月20日