Googleといえば
検索はもちろんのこと、メールなどもできる、今のインターネット社会ではなくては困るサービスがたくさんあります。でもできれば時短できて便利に使いたいですよね!?
そんな人たちに時間の節約に役立つ、Googleの各種サービスが持つ機能を6つ紹介します。
Google ToDoリスト
メールから実行可能なタスクのリストを作成してくれる「Google ToDo リスト」は、あまり活用されていないようですが、やることが多すぎて頭がぼんやりしてしまった時に現実に引き戻してくれるツールです。
ビデオ通話のスケジュール設定 「Googleカレンダー」
「Google+ハングアウト」を使ったビデオ会議をする時に、参加者一人ひとりにメールを送っていませんか?あるいはぎりぎりになるまでビデオ通話の予定をすっかり忘れていて、ウェブカメラに映っても良いように大急ぎで部屋を片づけるはめになった、なんてことはありませんか?
ハングアウトへのリンクを、クリックひとつで「Googleカレンダー」のイベントに追加することができるのです。これだけでメール1通か2通ぶんの時間を節約できます。
以下の簡単な3つのステップに従って、今後予定されているハングアウトのイベントを「Googleカレンダー」に設定してみましょう。
Googleカレンダーへ行き、「作成」ボタンをクリックします。
イベントの詳細を入力します。
「ビデオハングアウトを追加」、および実際のカレンダー画面で確認をクリックします。すべての情報を入力したら、「保存」します。
カレンダーを複数の参加者で共有している場合は、ほかの人もビデオハングアウトをイベントに追加することができます。
Gmailの自動表示機能でメールを素早く読み込む
Gmail Labsの「送信取り消し」機能のおかげで命拾いしたことも多いのではないでしょうか。送信取り消しは面子を守ってくれる「フェイスセーバー」機能ですが、時間を節約してくれる「タイムセーバー」なLabs機能もあります。それが、「自動表示」です。これは、メールがたくさん来る人におすすめの機能です。
Gmailでは、メールの削除やアーカイブ、ミュートをしたあとは必ず受信トレイに戻る設定になっています。自動表示を有効にすれば、メールを削除したりアーカイブしたりすると、すぐに次か前のメールが表示されるようになります。ちょっとしたことですが、膨大な数のメールに目を通す時には、かなりの時間節約になるはずです。
この機能を使うには、Gmail Labsの自動表示を有効にします(歯車のアイコン > 設定 > Labs)。受信トレイの大掃除をする時には、ぜひとも有効にしてください。
タブを一気に保存する
ブラウザタブが多すぎると、ごちゃごちゃして時間も浪費してしまいます。かといってタブを閉じるのも不安です。「Layout Manager」などのタブ管理用の拡張機能を使えばそうした問題は解決しますが、わざわざそうしなくてもこの問題を回避できる、簡単な方法があるのです。その秘密はごく普通のブックマークフォルダに隠されています。
まず、新しいブックマークフォルダを、ブックマークバーかメニューからブックマークに追加します。作成した新しいフォルダには、例えば「すべてのタブを保存」などと名前をつけましょう。
開いているすべてのタブを保存しておきたい場合は、ブラウザの任意のタブを右クリックし、「すべてのタブをブックマークに追加…」を選択します。「Ctrl-Shift-D」のショートカットでも同じ操作が可能です。
保存場所として、新しく作成したブックマークフォルダを選択します。まとめて保存したタブに、特定の名前をつけてください。これで「すべてのタブを保存」フォルダ内に、新しいフォルダが作成されます。Firefoxでも、同じ方法でタブをまとめて保存できます。
保存したタブをまとめて開く時は、開きたいフォルダを右クリックし「すべてのブックマークを開く」を選択するだけでOK。この方法は、複数のデバイスでブックマークを同期する際にも役立ちます。
Chromeでパスワードを自動生成する
安全なパスワードを設定する方法はたくさんあります。サインアップをスピードアップしたいのなら、Chromeの試験運用機能を使ってみてはいかがでしょうか。パスワード管理ツール「Lastpass」に対抗するこの機能は、2012年に日の目を見たものの、まだ恒久的な機能にはなっていません。Chromeのパスワード自動生成機能を有効化すれば、安全なパスワードを手早く作成できます。パスワードはLastpassなどのツールと同様、ランダムな方法で生成されます。
設定はとても簡単。以下の3ステップだけです。
1.Google Chromeを立ち上げます。オムニボックス(アドレスバー)に「about:flags」と入力します。注意:「about:flags」や「chrome://flags」はChromeのURLです。これを入力すると、隠し設定が表示され、試験運用中のChromeの新機能を試用することができます。
2.リストを下にスクロールし、「パスワード作成の有効化」を探します。該当欄のドロップダウンメニューをクリックし、「有効」をクリックします。
3.Chromeブラウザを再起動します。この設定をすると、新しいアカウントを登録するたびに、パスワードフィールドに鍵のアイコンが表示されるようになります。そのアイコンをクリックすれば、パスワードが自動生成されます。生成されたパスワードをChromeに保存することも可能です。
メールへのアクセス権を委任する
自分のGmailをほかの人に任せる気にはならないかもしれません。とはいえ、本物の人間の執事を雇うお金はなくても、バーチャルアシスタントを使えばおおいに時間を節約できます。共同作業をすることの多いビジネス環境であれば、あふれ返る受信トレイを管理してもらえるのなら、どんな助けでもありがたいはずです。セキュリティが心配なら、特定のメールだけを扱う第2のメールIDを設定してみては? アクセスの許可はいつでも無効にできます。
Gmailでは最大10人に、自分のメールやカレンダーの管理を委任することが可能です。Google Appsのユーザーなら、25人を指定できます。メール委任の設定方法や、委任に関する制限については、Googleのサイトで説明されています。Googleカレンダーも、同じ方法での委任が可能です。