明日からすぐに使える！効率的な会議を行うための5つのポイント

Nan0

仕事柄、毎日会議を行っている筆者が気をつけていることをまとめてみました。皆様のお仕事に役立てていただければ幸いです。引用なしのオリジナル記事です。

本記事が役立ちそうな人

・会議の司会をスムーズに進め、上司や部下にデキるとこを見せたい人
・いつも会社で行っている会議には無駄が多いと感じているが、どう変えればいいか分からない人
・いきなり明日の会議の司会をまかされたが、どう進行していいか分からない人
・会議をサクッと終わらせて、早く家に帰りたい人

効率的な会議を行うための5つのポイント

事前準備

1. 資料を事前に配布しておく

会議が始まって、いきなり初見の資料を見せられた場合、参加者は資料の内容を読み解くのに一生懸命になってしまい、議論のスピードが著しく低下してしまいます。参加者には、事前に資料を配布しておき、指摘事項や気になる箇所を事前にまとめておいてもらいましょう。

序盤

2. 会議のゴールを明確にする

「2時間経ったら終わる」ではなく「この議題の結論が出たら終わる」というような明確なゴールを会議の最初に宣言し、常に参加者の目にふれるよう、ホワイトボードなどに書いておきましょう。会議のゴールが宣言されていない場合、論点が曖昧になるだけでなく、会議がだらだらと続いてしまい、参加者のモチベーションが低下します。

中盤

3. 発散と収束をはっきり分ける

会議の参加者から沢山アイディアを出してもらうフェーズを「発散」、沢山のアイディアの中から現実的なものや効果的なものを選び、結論を出すフェーズを「収束」と呼びます。会議の司会者は発散・収束のフェーズを明確に分けて進めることを参加者に前もって伝えておく必要があります。これを怠ると、会議が進んだり戻ったりを繰り返し、結論が出るまで非常に時間がかかります。

4. 節目節目で参加者の合意を得る

節目節目で参加者の合意を得て議論を進めましょう。合意を得ずに、強引に議論を進めると参加者は「自分の意見が無視された」と感じ、非協力的になったり、議論の巻き戻りが発生する可能性があります。