メール作成時間を短縮!簡単に説得力ある文章を書く方法!!

E_numa
仕事の長い時間を占めるメール作成時間。この時間を短縮できたら業務効率が大幅にあがります。その方法は覚えて身につけてしまえば誰でも出来ます。一度現在の自分と照らし合わせて見直してみてはいかかがですか?
空白メールを眺めてませんか?
言いたい事は有るが、どう伝えよう。。。
そんな風に悩んで時間ばっかり過ぎてしまいませんか?
文章を簡単に、しかもわかりやすく書く方法をお伝えします。

文章作成に時間がかかってしまうと損をする

後輩が、社内メールを打つのが遅い。タイピングは早いほうですが、文章を組み立てるのが下手でずっと止まっていたり、打っては消し、打っては消し、としていてかなり時間がかかっています。
社内メールを打つのが遅い後輩。どうしたらいい? – Yahoo!知恵袋

こういった人確かに職場にいますよね。
あなたは、周りからこういった風に思われていないですか?

素早く、ミスなく、効率的にメール作成ができれば、
業務時間をかなり短縮できるハズ。
第4回 時間食いのメール書きを克服したい![前編] | web R25

メールを作成する事が仕事ではない。伝えたい事を伝えるのが仕事です。
メール作成にかかる時間を省いて、業務効率を上げましょう。

文章作成に時間がかかってしまう理由は?

書くべきことはわかっているつもりだが,何からどう書いてよいのかわからない
文書品質の向上と文書作成時間の短縮:「習慣」の落とし穴

書く内容が決まっているのに文章が出来ていないのは時間の無駄です。

日本語のビジネスメールは、ちょっと丁寧すぎるかもしれません
「日常メールの説得力」は英文流で決まる【1】 英文の型に文章構成を借りよう:PRESIDENT Online – プレジデント

欧米では、異なる文化的背景を持つ人でも理解出来る様に、簡略化されている。パッと見てすぐに内容が理解できるのがベストだそうです。
日本語は相手の事を考えすぎて、丁寧さを出す為に文章が書きにくくなっているのでは?

簡単に説得力のある文章を書く方法は、、、、

①論理の型を利用する

②必要ないものは省く

③具体性を持たせる

以上の3つの事を守って文章を書けば、簡単に説得力のある文章が書けます。

①論理の型を利用する

結論をまず書いて、それについて説明して、最後にもういちど結論をまとめます。
説得力のある文章を書く技術――説明文の方程式

超基本です。言いたい事をこれに当てはめて書けば良いだけの事なのです。

「PREP法」で簡単に出来栄えがよく、かつ素早く文章を書くことができるようになるんです。
PREP法~誰でもできる説得力のある文章の作り方~ | アフィリエイトで稼ぐ中学生でもわかる心理戦略

Point: 結論、記事で最も伝えたい事
Reason: 結論にいたった理由
Example: 理由を確証づける具体例
Point: 最後にもう1度、結論
これにそって文章を書くだけです。

文体の好き嫌いは関係ない。効率よく仕事をこなすためにも、英文メールのよいところをとり入れるべきです
「日常メールの説得力」は英文流で決まる【1】 英文の型に文章構成を借りよう:PRESIDENT Online – プレジデント

英語の文章は大事なものから書いていきます。それと同じ様に本当に大事な事から伝えていくのです。

「ピラミッド原則」
「ピラミッド原則」とは、理解しやすく説得力ある文章を書くためには、メッセージをピラミッド状に構成するとよい。
眺めの文章の時はこの図をイメージして書くと良い。

5W2H とは、欧米においてニュース記事を書く際に
「最も重要な部分」 を一番最初に書くという慣習から生まれた概念
5W2H / 5W1H | 凡人だからこそ論理思考で脳を鍛えよう

より詳しい文章を書く際はこれらの要素を入れるだけで説得に漏れが無くなります。

②必要ないものは省く

趣旨と無関係な段落や文は、音楽の中のノイズと同じです。趣旨を読み取る邪魔になるので、できるだけ不必要な情報は書かないようにします。
ビジネス文書に才能は不要、余計なことは書かない – ワークスタイル – nikkei BPnet

書いている最中に思い浮かんだ事を書きたくなってしまいます。それをどう文章に落とし込むかではなく、
関係ない事であれば書かない事が文章スキルです。

「いろいろ」、「厳しい」などの形容詞も、具体例を挙げることで曖昧さが消えます。
ビジネス文書に才能は不要、余計なことは書かない – ワークスタイル – nikkei BPnet

曖昧な表現=無駄なものです。具体的にかけない事は、文書にする必要がないのでは?

文章の良し悪しは、「趣旨が明確か」「構成が整っているか」という2点で8割方が決まる。
ダメな文章に共通する3つの問題点に注意 | BPnetビズカレッジ | nikkei BPnet 〈日経BPネット〉

残り2割を良く見せるよりも、8割を洗練しましょう。何を伝えるかが全てなのです。

「~~でしょう。」とか「~~と思います。」などの文は、多用しないよう注意して下さい。
売れる文章攻略★言い切り型の文章で説得力を出す

表現が曖昧になるのはもちろん、文字数を必要とするので読みにくくなります。

箇条書きは短い文のメリットをさらに強くした効果が得られる。「ひとつの文を読みやすい」「文と文の関係が理解しやすい」。さらに書く人にとっても「ひとつの文を書きやすい」「文を修正しやすい」「文と文の組み換えが簡単」「他の文書に流用しやすい」という効果
アルビス ビジネススキルは文書で磨け

【例】「新製品の広告案1」
・3月に発売する新製品は、こだわりを持つ顧客に向けた製品である。
・当初は関東地区で限定販売の予定である。
・「地域限定」「こだわり仕様」を広告で訴求したい。
・したがって広告はミニコミ誌で展開する。

③具体性を持たせる

「御社の電話料金を下げることができます」より「御社の電話料金を32%下げることができます」のほうが、具体的
説得力のある文章の書き方 | 説得力を高める文章術

曖昧なものは無駄と同じ考え。具体的に書かないと、簡潔な文章になりません。

実際に体験したことに対して第三者は文句を付けることが出来ないのです。
ライティング初心者でも説得力のある文章の書き方とは? | 地方だからこそ活用するべき正しいネットビジネス戦略

説得する際の理由として実体験を交えましょう。
実体験は具体性が高いため相手は否定をしにくくなります。
しかも実体験なので文章が書きやすいです。

言い訳は相手にネガティブなイメージを植え付けます。
最初に言い訳を書いている文章は、読みたいと思われません。
ライティング初心者でも説得力のある文章の書き方とは? | 地方だからこそ活用するべき正しいネットビジネス戦略

今回の趣旨は簡単に説得力を持たせる文章の作成方法です。
謙遜や、自己否定でハードルを下げるのは今回の趣旨に反しますので、書かない様にしましょう。
人間関係を構築する上では必要かもしれませんが。。。。

※補足※

送信前に見直しは必ずしましょう!

少なくとも1回読み返すのが理想です。黙読ではなく音読がいい理由は、声に出して読んだ方が、文章のリズムや言い回しのおかしなところが発見しやすくなるから
– ビジネス悩み相談 | クロスメディア・パブリッシング

誤字脱字もあるので、読み直しは大事です。

関連サイト

口頭のコミュニケーションでも同じような方法で対策できます。

具体的な方法がのっています。ぜひ参考にして下さい。

〜まとめ〜

①一つの言いたい事を明確にする。
②補足説明以外の文は省く
③説得力を持たせる為に数字や実体験を交える

https://matome.naver.jp/odai/2139239073308067701
2014年02月15日