好感をもたれるビジネスメールの基本マナー

jigsow
PC、スマホで使うE-mail。伝統的なマナーというほどのものは確立されていないのですが、それでも最低限の作法があります。ビジネスメールや先輩へのメールでは、気を使ったほうが良いです。読みやすさ、整理のしやすさに気をつかってあげると、相手に好感をもたれます。その方法をまとめました。

PC、スマホで使うE-mail。伝統的なマナーというほどのものは確立されていないのですが、それでも最低限の作法があります。友達同士ならいいのですが、ビジネスメールや先輩へのメールでは、少しは気を使ったほうが良いですね。読みやすさ、整理のしやすさに気をつかってあげると、相手に好感をもたれます。いろいろ調べるとたくさんマナーがあるのですが、最低限と思われるものだけまとめました。

「マナー」とは、お互いに気持ち良く過ごすためのお約束です。日常生活と同じように、メールにもマナーがあります。
マナー違反していませんか?知っているようで知らないメールのマナー(1/2) – FMVサポート : 富士通

・宛名の書き方

取引先にメールを出す場合、まずは宛先から入力します。会社名、部署名、担当者名(フルネーム)の順番です。

<例>
株式会社オールアバウト
営業部第1課
水谷 哲也様
新入社員のためのメールマナー(宛名と挨拶文) [企業のIT活用] All About

相手の名前をこちらの都合で勝手に省略しないのは最低限のマナーです。また間違えるのも絶対ダメ。この点がしっかりしていないと、相手は、自分が軽んぜられているかのような印象を持ちますよ。
仕事の関係では特に大切なことです。

・急ぎの用事には使わない

相手がすぐメールを読んでくれるとは限りません。
先方の目にふれるまでに時間がかかることを念頭に入れて利用しましょう。

心配な場合には、メール送信後、「今、資料をでメールでお送りしましたのでお読みいただけますでしょうか?」 と、電話でフォローするのも良いでしょう。
電子メールマナー》設定・アドレス・サーバー・件名・受信返信・署名・会社

なんでもメールで済ますのは、やはり失礼にあたります。それにメールは緊急の要件やこちらの誠意を伝えるのには向いていません。やはり最低でも電話で連絡を取るようにしましょう。この手のトラブルは結構多いです。自分がIT機器を使いこなしているからといって、相手がそうとは限りません。メールチェックしなかったのは相手のミスだとしても、結局相手は、あなたのことを、他人の状況を客観視できない人と悪い印象を持つことになります。

電話は緊張しますよね。でも必要。参考になりそうなHPですので、あとから見てみてくださいね。

・件名はメールの内容を簡潔にあらわしたものにする

メールを受け取った相手は、まず件名を確認します。

大量のメールを処理しなけらばならないような忙しい人に、件名が明確でないメールを送信すると読まないで捨てられる恐れがあります。

また、メールの受信者は受信リストに並んでいる件名と送信者の名前を元にメールを開く優先順位をつけていきます。その為、相手がメールを開かなくても分かるように件名は本文の内容を簡潔に分かりやすく書くべきです。
件名(タイトル:Subject)は簡潔に分かりやすく書く – ビジネスメールの書き方~文例(社内メール・社外メール)~

大量のメールは多くの人はあまりうまく処理していません。1,2時間かける人もいます。仕事のジャマにすらなっている場合も。
うまい人も、優先順位をつけて、読み、時間のあいた時にそれ以外のメールを読むようにしています。
ですから、メールの主旨を端的に表現する件名をつけると、相手にとっても役立ち、好感がもたれます。
「例えば、○月☓日、商品プレゼンのお約束の件:○○社、渡邊」とか、「先日お話さし上げたケースについての追加資料:○○社、渡邊」とか。

件名にRe:を複数使用しないようにする

何度も相手とメールをしているとRe:Re:Re:・・・・といくつもREが重なってきます。相手に対して失礼であるだけでなく手を抜いていると思われかねません。

Re:が重ならないよう、3回目以降は書き直すようにしましょう。
件名(タイトル:Subject)は簡潔に分かりやすく書く – ビジネスメールの書き方~文例(社内メール・社外メール)~

確かReでつなげていくとメールソフトの設定で、過去のやりとりが一目瞭然でみることができ、便利です。しかし、やはりここは丁寧さを優先して、あらためてメールを書く、という手間をかけましょう。またあなた過去のメールをすぐ読むことができる設定にしてあっても相手がそうだとはかぎりません。ですからある時点で一度区切って過去の経緯をまとめて、その上で必要な要件を書くようにしましょう。先にも書いたように、メールは丁寧さや誠意が伝わりにくい通信手段です。また、意図が適切に伝わらない場合もあります。ですから、丁寧に手間をかけることで、相手に真摯さがつたわります。

1メールは要件1件で書く

1通のメールに用件が複数あると分かりにくくなります。1つのメールは用件一つを基本としましょう。

重要な用件が複数ある場合はメールを分けそれぞれ件名を変えて送るようにしましょう。その際、最初のメールには、「別件にて、改めてメールをお送りしますのでおろしくお願いします。」といった断りを入れておくと親切です。
1メールは1用件で書く – ビジネスメールの書き方~文例(社内メール・社外メール)~

スピーチの仕方でも同じことです。会話は相手が理解してなりたちます。言いたいことが複数あると、相手は混乱します。ですから、メールは基本的に要件1件について書くようにしましょう。相手がメールになれておらず、次のメールを見つけるのが難しそうな方だったら、何件か、書くのは仕方ありませんが、その場合は、1,2・・と項目だてて、読みやすく書くよう気を使いましょう。

メールの短所を理解する

メールの短所は次のようなものです。

相手のリアクションが分からない
相手が読んでくれたか、分からない
時間や空間を共有できない
微妙なニュアンスが伝わらない
パソコンがなければ利用できない
コミュニケーションが簡潔になる
受信者が受信操作をしなければ、メールが手元に届かない
内容を盗み読みされる場合がある
メールの特性を理解する – ビジネスメールの書き方~文例(社内メール・社外メール)~

最後にメールの短所を引用しました。これらのことは最低理解すべきです。そして相手の置かれた状況を考えて、対処すれば、最低限のマナーはまもれるでしょう。メールは便利ですが、誤解を生み出しやすい通信手段です。そのことを踏まえて、使いこなすようにしましょうね。

メールで失敗した人々

popopo@popopoaki

うん、大学で「電子メールは24時間以内にお返事書いて、ムカつくメールは頭冷やすまで48時間以内な」てなことを教えられた。結果、社会に出てから「お前ちゃんとメール読んどんのか」って怒られた(2000年ぐらい)
先輩にメールしたら
何時だと思ってるんだって怒られた

とねりこ@ash_keys

メールで将来に関わるとても大事なことを書いて送ろうとしたら書いてる途中で携帯の電源が切れた。そういうことはメールじゃなくて直接話しなさいと神様に怒られた気分

ちゃむ@えるぷ@0610ma_tvxq

確認メールきてませんってメール送ったら名前書くの忘れてて怒られた( T_T)\(^-^ )
その間にえくそちゃんとしゃいにがどうたらこうたらって……
いろんな意味で泣きたい☜

俺のツボbot@My_Humours

友達に仕事の相談メールをしたら、変換ミスなのだろうけど
『なんだよ、もっと俺にdon’tぶつかってこいよ!』って返ってきて、
頼っていいのか、嫌がられてるんだかわからなくて泣きそう。

クロネコ@kuroneko_jda

@JDApiitan1994 仕事のメールで返信を変身と書いた事があります…変換ミスはよくありますよねwwと自分の不出来をあるあるネタっぽく変換してみる。。

森太@morita_moge

うわははーい!店長に謝罪メール送ったよ胃に穴あきそう!!毎日仕事でミスしてるからもう死にたい!!!_(:3 」∠)_

りり@xlilix

隣のデスクの子から「仕事で重大なミスをしてしまいました…。」って報告メールが来たんだがもうそろそろ私も庇いきれない頭痛い胃が痛い明日仕事行きたくない欝。
今日仕事のメールで「イメージ画像」を「シメージ画像」とタイプミスして送ってしまった。かな入力だと「い」と「し」が近いのだよ。しめじの画像は必要ない(涙)

ケルトの笛 hatao@hatao_flute

週末に溜まったメールの返事や色々な事務仕事をしているけれど、心身の疲労のために集中力が持続しない。
休みなしに、ずっと高いパフォーマンスで仕事し続けられる人もいるのだろうか。休みはPCもケータイも切るくらいにしないと、ミスの増加やストレスを生むのでは?だらだら、が一番いけないね…
https://matome.naver.jp/odai/2138455822964508301
2013年11月16日