仕事ができる人は使っている!?「チェックリスト」の効果と作り方

hanako711
新人の頃はよく作っていた「チェックリスト」。仕事に慣れてくると、すっかりそんな努力をしなくなりました…。最近、ルーティンワークなのに「あっ、やるの忘れてた!」ってことが多くなって、本気でチェックリストを作ろうと思ってます。「仕事ができる人」って、そういう努力を怠らない人なんだろうな…、

やるべきことをリストアップした「ToDoリスト」、確認事項を列挙した「チェックリスト」――。
仕事が進む達人のリストアップ術  :日本経済新聞

仕事ができる人はリストや表を上手に使っている。
仕事が進む達人のリストアップ術  :日本経済新聞

「チェックリスト」というのは、何かをするときに「必要になるモノ」や「必要になる行動」をリスト化したもの。
チェックリストで残業ゼロに! [営業のノウハウ] All About

リストの効果は「ミスが防止できる」「仕事が楽になる」「時間短縮できる」「業務管理を徹底できる」の4つ。
仕事が進む達人のリストアップ術  :日本経済新聞

「まず、自分の仕事を見直し、悩みの種になっている作業をリスト化すると改善できる」

「チェックリスト」の作り方

多くの人は、ToDoリストを「特殊な作業のリスト」と捉えているかもしれません。
ITmedia Biz.ID:ルーティンワークから効率化するToDoリストテクニック

全ての業務のチェックリストを作る、と意気込み過ぎると思考が停止してしまいます。
仕事は意外と少ない|社長の通信講座 -ザ・レスポンス-|ダイレクト出版

なので気楽に作れそうなものから作る、ということがポイントです。

「チェックリスト」を作成するときには、最初からきれいなものや完璧なものを作る必要はありません。
4/4 チェックリストで残業ゼロに! [営業のノウハウ] All About

あまりにも当たり前のことですが、「最低でもこれだけはやらないと終わったとは言えない」というミニマムリストを持つことこそ、仕事を早く進め、かつ、質を高めるためにも欠かせないのです。
「チェックリスト」の作り方、生かし方:日経ウーマンオンライン【自分が変わる!生活が変わる習慣心理学】

そんなこと言っても仕事が大量にあり過ぎて全ての仕事をチェックリスト化なんてできるはずない、と思われるかもしれません。
仕事は意外と少ない|社長の通信講座 -ザ・レスポンス-|ダイレクト出版

しかし、実は分類していくと、それほどの分量ではないことがわかります。
仕事は意外と少ない|社長の通信講座 -ザ・レスポンス-|ダイレクト出版

まずルーティン業務に関しては、下記の5つに分類できるはずです。
1 毎日ルーティンでやる業務
2 毎週ルーティンでやる業務
3 毎月ルーティンでやる業務
4 四半期に1度程度やる業務
5 年に1回やる業務

そして、それに加えてルーティンではない自分の役割の業務は以下の2つ。
6 自分がメインでやっている業務(セールス、マーケティング、経理、総務)
7 突発的な業務(クレームなど)

つまり、仕事は7種類しかないのです。

このリストをそのまま人とシェアすることも可能です。特に、新入社員や、なかなか仕事を覚えてくれない人などにはうってつけです。
「チェックリスト」の作り方、生かし方:日経ウーマンオンライン【自分が変わる!生活が変わる習慣心理学】

「チェックリスト」の効果

仕事のモレがなくなる
なぜチェックリストは効果があるのか?|社長の通信講座 -ザ・レスポンス-|ダイレクト出版

仕事ができない人に共通するのが、できあがった後に「あ、アレやるの忘れていた!」と仕事にモレがあることです。

不必要な思考がなくなる
なぜチェックリストは効果があるのか?|社長の通信講座 -ザ・レスポンス-|ダイレクト出版

仕事の時間で、意外と時間を喰っているのが、「次何しようかな?」と考える時間です。

考える時間そのものはモチロンのこと、考えるということは集中力が途切れていることにもなりますし、他の意味のない活動をしてしまうきっかけにもなります。

何ができないかが明確になる
なぜチェックリストは効果があるのか?|社長の通信講座 -ザ・レスポンス-|ダイレクト出版

チェックシートの最も重要な効用といえるのが、この項目。チェックシートを見ながらやると、この項目はできるけど、この項目はできないということが明らかにわかります。

やったかやっていないかが明らか
なぜチェックリストは効果があるのか?|社長の通信講座 -ザ・レスポンス-|ダイレクト出版

チェックマークがついていれば実行した。されていなければ実行されていない。これを確認するだけです。

ハイパフォーマーと同じ行動をとることができる
なぜチェックリストは効果があるのか?|社長の通信講座 -ザ・レスポンス-|ダイレクト出版

チェックシートは当然、ハイパフォーマーのアクションを元に作成します。つまり、チェックシート通り行動するということは、ハイパフォーマーと同じ行動をとる、ということになります。

毎日の生活行動をリストにするのもお勧め

リストを見ながら行動するうちに、いつのまにかそれらが習慣になっていくという。日記やジョギングなど継続したいことがあるときに、この方法が有効だ。
仕事が進む達人のリストアップ術  :日本経済新聞

このようなリストを、朝のお出かけ時、夜の帰宅時、出張時、プレゼン時などのために一つひとつ用意しておけば、忘れ物が減らせるし、遅刻も減らせるし、余計な不安から逃れることができ、行動もすばやくなります。
「チェックリスト」の作り方、生かし方:日経ウーマンオンライン【自分が変わる!生活が変わる習慣心理学】

https://matome.naver.jp/odai/2136601998861595301
2013年06月24日