デスクに書類が山積み・・・
デスクの上に山積みになった書類。
忙しくて片付ける暇がないのかもしれませんが、その山積みがもっと仕事を忙しくしている可能性も。
使いたい資料がすぐに見つからない、必要な資料を無くしてしまいもう一度取り寄せる、必要な書類を忘れたまま会社を出てしまう・・・
その度に片付ければなんてことないデスクの整理術。年末に向けて今から少しずつ整理を始めてみませんか？
書類を３つに分ける
書類や資料を手にしたその時に、仕事の流れに応じて大きく次の3つに分けておきます。
・手掛けている最中の書類と資料＝「進行中」
・すでに終了した案件の書類と資料＝「終了」
・やがて使う見通しのある書類や 資料 ＝「念のため」
3分で片付くデスクと書類整理のコツ [収納] All About
書類は立てて収納する
書類を、スペースを取らずに取り出しやすく保管するには、“立てる収納”がお約束です。ここで活躍するのが、A４サイズのクリアファイルと封筒。
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積み重ねると下になった書類は取り出しにくいので本のように立てて収納すること。
時間を賢く使う書類整理・収納術 [収納] All About
ファイル・封筒を活用
クリアファイルと封筒には、インデックスを付けて、見出しを見れば一目で書類の中身が分かるようにしておきます。封筒は、ラベルを貼らずにインデックスを手書きしてもＯＫ。
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他人から見たらぐちゃぐちゃに見える書類の山も、君は企画別・仕事別にまとめて積み上げている筈だ。そのまとまりごとに封筒へ投げ込んでごらん。
極める、整理術 情報の整理術】書類の整理を極める [COBS ONLINE / コブス オンライン]
見出しを付ける
検索しやすい名称をつけておきましょう。
・プロジェクト名 「○○計画」「××開発」など
・クライアント名 企業・メーカー名など
・期間名 ○○年○月～××年×月
2/3 3分で片付くデスクと書類整理のコツ [収納] All About
書類を月別、目的別、テーマ別などに分類して、その分類に沿ってファイルにまとめておくこと。
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管理する方法
グループごとに見出しガイドとラベルで「ガイド見出し」を立てる。仕事の全体像をこうして「見える化」することが重要だ。
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重要なことは「ワンポケット原則」を維持するということ。使ったファイルはかならず、同じ書類棚に戻します。
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必要ない書類は破棄する
重要な書類と必要な資料以外は処分。すでに終了した業務の書類は原本（成果品）だけを保管します。
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資料などはいつか役に立ちそうと思いつつ、なかなか捨てられないものです。しかし、一定の期間、必要としなかった情報は捨てる！
2/2 書類の山がスッキリ！スグできる簡単整理術 [起業・独立のノウハウ] All About
中には紙で保管しない、という方法も。
書類の電子保存を検討してみてはいかがでしょうか。デジタルで書類を管理した場合、社名や事業名、あるいは書類作成日などで、すぐに検索できます。膨大な書類の束を1枚1枚めくって、該当の書類を探しだす非効率性とはお別れができるのです。
場所も時間もガッチリ節約！スキャナー書類整理術のススメ | 管理系6職種の転職
手書きの資料やアイディアスケッチなど、元データのない資料も、紙で保管せずスキャンしてデータ保存しておきましょう。
モテナビ 仕事上手のデスク整理術01｜豊富な求人情報であなたの転職をサポート
自分に合った方法を探す
片付けは個人にとってやりやすい方法がある。試行錯誤をし、合わないと思ったら変えてみるのもいいのでは。
誠 Biz.ID：年末デスク整理術：誰でも取りかかれるデスク整理の第一歩
